I. Tổng quan Giấy chứng nhận Nguồn gốc CO và FORM E
Giấy chứng nhận Nguồn gốc là chứng từ quan trọng chứng minh hàng hóa có nguồn gốc tại một quốc gia hoặc vùng lãnh thổ cụ thể, giúp doanh nghiệp được hưởng chính sách ưu đãi thuế quan tại nước nhập khẩu.
Giấy chứng nhận Nguồn gốc Thông thường (CO) là giấy chứng nhận phổ biến xác nhận hàng hóa sản xuất tại Trung Quốc. Loại giấy này không được hưởng ưu đãi thuế quan đặc biệt, chủ yếu dùng để xác định xuất xứ hàng hóa trong hoạt động thương mại quốc tế.
FORM E có tên đầy đủ là Giấy chứng nhận Nguồn gốc Ưu đãi Khu vực Thương mại Tự do Trung Quốc – ASEAN, là chứng từ cốt lõi để được giảm thuế quan giữa Trung Quốc và 10 nước thành viên ASEAN. Nếu sản phẩm đáp ứng quy tắc về nguồn gốc, khi xuất khẩu đến Brunei, Campuchia, Indonesia, Lào, Malaysia, Myanmar, Philippines, Singapore, Thái Lan và Việt Nam, doanh nghiệp có thể sử dụng FORM E để được miễn thuế hoặc áp dụng mức thuế suất thấp tại hải quan nước đến.
Ví dụ: Một lô phụ tùng cơ khí xuất khẩu sang Thái Lan vốn chịu thuế suất 5%, nếu có FORM E sẽ được miễn hoàn toàn thuế. Điều này có ý nghĩa rất lớn đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ có biên lợi nhuận hạn chế.
II. Công việc chuẩn bị trước khi làm thủ tục
(1) Kiểm tra sản phẩm có đáp ứng tiêu chuẩn hay không
Không phải mọi sản phẩm đều đủ điều kiện đăng ký FORM E, sản phẩm cần thỏa mãn một trong hai tiêu chí sau: Tỷ lệ giá trị nội địa khu vực hoặc Thay đổi mã phân loại thuế quan.
Cụ thể: Tỷ lệ nguyên liệu có nguồn gốc từ Trung Quốc hoặc các nước thành viên ASEAN trong sản phẩm phải đạt trên 40%; hoặc sản phẩm trải qua quá trình chế biến cơ bản dẫn đến thay đổi Mã HS.
Ví dụ: Vải vóc nhập từ Trung Quốc về Việt Nam chỉ cắt và may thành quần áo rồi xuất khẩu ngược lại Trung Quốc thường không đủ điều kiện, do quy trình chế biến đơn giản. Ngược lại, sản phẩm được sản xuất hoàn chỉnh từ sợi bông trong nước qua các công đoạn dệt vải, nhuộm màu và may thành phẩm thì đủ điều kiện đăng ký. Doanh nghiệp cần tra cứu kỹ quy tắc tương ứng với Mã HS của sản phẩm trước khi khai báo.
Đối với giấy chứng nhận CO, chỉ cần hàng hóa được sản xuất tại Trung Quốc là đủ điều kiện đăng ký.
(2) Đăng ký hồ sơ doanh nghiệp
Đăng ký tài khoản: Doanh nghiệp tiến hành đăng ký trên Cửa sổ Một cửa Quốc tế Thương mại Trung Quốc và các hệ thống liên quan. Điền đầy đủ thông tin cơ bản bao gồm tên doanh nghiệp (tiếng Trung & tiếng Việt/Anh), địa chỉ, mã tổ chức, người đại diện pháp luật và tải bản scan Giấy chứng nhận Đăng ký Kinh doanh, Giấy chứng nhận Đăng ký Hoạt động Xuất nhập khẩu cùng các tài liệu khác.
Đăng ký con dấu và thông tin người nhận chứng từ: Đăng ký mẫu con dấu (tiếng Trung & tiếng nước ngoài) của doanh nghiệp; đồng thời khai báo họ tên, số chứng minh nhân dân, thông tin liên hệ của người được ủy quyền nhận chứng từ. Người nhận chứng từ cần tham gia đào tạo và có giấy chứng nhận năng lực tương ứng.
Đăng ký thông tin sản phẩm: Khai báo chi tiết thông tin sản phẩm đăng ký FORM E bao gồm Mã HS, tên sản phẩm (tiếng Trung & tiếng nước ngoài), nguồn nguyên liệu, quy trình sản xuất. Đối với CO, doanh nghiệp cũng cần đăng ký thông tin sản phẩm để chứng minh nguồn gốc sản xuất.
III. Quy trình làm Giấy chứng nhận Nguồn gốc FORM E
(1) Kiểm tra sơ bộ sản phẩm
Sau khi hoàn tất đăng ký hồ sơ doanh nghiệp, doanh nghiệp gửi yêu cầu kiểm tra sơ bộ sản phẩm trên hệ thống. Khai báo rõ Mã HS, tên sản phẩm, tình hình nguyên liệu và quy trình sản xuất.
Hải quan hoặc Hội Thúc Đẩy Thương mại sẽ dựa trên quy định của Khu vực Thương mại Tự do Trung Quốc – ASEAN để xem xét và xác nhận tư cách nguồn gốc của sản phẩm.
(2) Khai báo cấp chứng từ
Chọn hệ thống khai báo: Doanh nghiệp đăng nhập Cửa sổ Một cửa Quốc tế Thương mại, Hệ thống Hải quan Trên mạng hoặc hệ thống của Hội Thúc Đẩy Thương mại để khai báo FORM E.
Điền thông tin khai báo: Chọn mục Đăng ký Giấy chứng nhận Nguồn gốc Hải quan, điền trung thực thông tin bên xuất và bên nhập (tên, địa chỉ, thông tin liên hệ), thông tin vận chuyển (tàu, chuyến tàu, số vận đơn, cảng đi, cảng đến), mô tả hàng hóa (tên sản phẩm, quy cách, số lượng, giá trị) và chọn tiêu chuẩn nguồn gốc phù hợp.
Tải tài liệu đính kèm: Tải bản scan hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn và các tài liệu liên quan. Nếu cần thiết, bổ sung tài liệu chứng minh quy trình sản xuất và nguồn nguyên liệu.
(3) Cấp phát chứng từ
Xem xét hồ sơ: Sau khi nhận hồ sơ khai báo, Hải quan hoặc Hội Thúc Đẩy Thương mại tiến hành xem xét nội dung. Trong một số trường hợp, cơ quan có thể tiến hành kiểm tra thực tế tại xưởng.
Cấp phát chứng từ:
Đối với lô hàng xuất khẩu đến Indonesia, Singapore, Thái Lan, Malaysia và Việt Nam: Sau khi hồ sơ được duyệt, doanh nghiệp có thể in chứng từ tự động. Cách thiết lập chức năng in tự động như sau:
Bước 1: Đăng nhập Cửa sổ Một cửa Quốc tế Thương mại bằng thẻ pháp nhân Cổng Điện tử, vào menu Quản lý con dấu – In chứng từ tự động Nguồn gốc để tải con dấu và chữ ký người ủy quyền, sau đó hoàn tất ủy quyền tại mục Quản lý ủy quyền.
Bước 2: Sử dụng giấy A4 in màu trực tiếp chứng từ theo mẫu chuẩn đã được Hải quan duyệt trên Cửa sổ Một cửa hoặc Nền tảng Dịch vụ Công Hải quan.
Các trường hợp còn lại: Doanh nghiệp lấy giấy chứng từ trống, điền thông tin và đến trực tiếp cơ quan cấp chứng từ để hoàn tất thủ tục ký đóng dấu. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể đến trực tiếp Hải quan hoặc Hội Thúc Đẩy Thương mại để nhận bản giấy có đóng dấu chính thức.
IV. Quy trình làm Giấy chứng nhận Nguồn gốc CO
(1) Gửi yêu cầu đăng ký
Đăng nhập hệ thống đã đăng ký (Cửa sổ Một cửa / Hệ thống Hội Thúc Đẩy Thương mại), vào mục Khai báo Giấy chứng nhận Nguồn gốc, chọn loại chứng từ CO. Điền thông tin bên gửi, bên nhận, thông tin hàng hóa (Mã HS, tên sản phẩm, số lượng, giá trị), tiêu chuẩn nguồn gốc và thông tin vận chuyển.
(2) Xem xét hồ sơ
Sau khi tải đầy đủ tài liệu và gửi hồ sơ, hệ thống sẽ kiểm tra tự động kết hợp xem xét thủ công. Thời gian xử lý từ 1 đến 3 ngày làm việc; trường hợp gấp có thể nhận kết quả cùng ngày.
(3) Nộp phí và nhận chứng từ
Chứng từ điện tử (Đề xuất ưu tiên): Sau khi được duyệt, nộp phí trực tuyến (mỗi bản với mức phí thấp), tải file PDF chứng từ điện tử có chữ ký và đóng dấu hợp lệ (được công nhận trên toàn cầu) và gửi cho khách hàng để làm thủ tục thông quan.
Chứng từ bản giấy: In chứng từ theo mẫu hệ thống, đóng dấu xác nhận và nhận bộ chứng từ (1 bản chính + 2 bản phụ), gửi cùng lô hàng hoặc chuyển phát cho khách hàng.
V. Các vấn đề thường gặp và cách xử lý khi làm thủ tục
(1) Vấn đề về Ký hiệu lô hàng (Marks & Numbers)
Nếu ký hiệu lô hàng chứa ký tự đặc biệt hoặc hình ảnh, người khai báo ghi nội dung SEE ATTACHMENT vào mục ký hiệu lô hàng. Đối với Giấy chứng nhận Nguồn gốc ECFA (Thỏa thuận Hợp tác Kinh tế xuyên Eo biển Đài Loan), ghi nội dung Xem trang đính kèm. Sau đó dán ký hiệu lô hàng vào mặt sau chứng từ hoặc in riêng trên giấy A4, mang toàn bộ hồ sơ đến Hải quan để làm thủ tục.
Đối với Giấy chứng nhận Nguồn gốc theo Hiệp định Thương mại Tự do Trung Quốc – Hàn Quốc và Trung Quốc – Gruzia: Nếu ký hiệu là hình ảnh hoặc biểu tượng, ghi I/S hoặc IMAGE AND SYMBOL tại mục ký hiệu lô hàng.
(2) Vấn đề sửa đổi chứng từ
Nếu cần sửa đổi, bổ sung nội dung trên chứng từ đã được cấp, người khai báo có thể đề nghị cơ quan cấp chứng từ ban đầu sửa đổi trong thời hạn hiệu lực của chứng từ và hoàn trả bản chính cũ.
Trường hợp bản chính bị mất hoặc hư hỏng, có thể đề nghị cơ quan cấp chứng từ cấp bản sao xác thực trong thời hạn hiệu lực. Sau khi xem xét, cơ quan sẽ cấp bản mới, ghi chú CẤP LẠI và đánh dấu bản cũ vô hiệu.
(3) Vấn đề cấp lại chứng từ
Theo Quy định Quản lý Cấp Giấy chứng nhận Nguồn gốc Hàng hóa Xuất khẩu (Quyết định số 270 của Tổng cục Hải quan), doanh nghiệp có thể đề nghị cấp lại giấy chứng nhận trong vòng 1 năm kể từ ngày hàng hóa được xếp lên phương tiện vận tải, kèm theo các chứng từ vận đơn.
Nếu các Hiệp định Thương mại Tự do có quy định riêng, sẽ tuân theo quy định của hiệp định đó:
Giấy chứng nhận theo Hiệp định Thương mại Châu Á – Thái Bình Dương: Chỉ tiếp nhận đăng ký ngay lúc xuất khẩu hoặc trong vòng 3 ngày làm việc sau khi xếp hàng, quá hạn sẽ không cấp.
Giấy chứng nhận ECFA: Thời hạn cấp lại trong vòng 90 ngày kể từ ngày khai báo hải quan xuất khẩu.
Giấy chứng nhận ASEAN & Trung Quốc – Campuchia: Đăng ký trong vòng 3 ngày sau khi xếp hàng không tính là cấp lại.
Giấy chứng nhận Trung Quốc – Hàn Quốc: Đăng ký trong vòng 7 ngày làm việc sau khi xếp hàng không tính là cấp lại.
Giấy chứng nhận Trung Quốc – Pakistan: Cấp trong vòng 15 ngày sau khi xuất khẩu không tính là cấp lại.
VI. Thông tin liên quan đến Dịch vụ thay mặt làm thủ tục
Nếu doanh nghiệp không muốn tự thực hiện quy trình phức tạp, có thể ủy quyền cho đơn vị có đủ năng lực thay mặt làm thủ tục.
Hồ sơ cần chuẩn bị để làm thay mặt FORM E
Biểu mẫu đăng ký FORM E đã điền đầy đủ thông tin bên xuất, bên nhập và thông tin sản phẩm.
Bản sao Giấy chứng nhận Đăng ký Kinh doanh hoặc Giấy chứng nhận Thành lập công ty.
Bản sao hóa đơn thương mại hoặc hợp đồng kinh tế.
Bảng thành phần sản phẩm (nếu có yêu cầu).
Vận đơn hoặc chứng từ vận tải (trong một số trường hợp yêu cầu).
Quy trình dịch vụ thay mặt
Liên hệ đơn vị cung cấp dịch vụ thay mặt qua mạng hoặc đơn vị môi giới địa phương.
Gửi toàn bộ hồ sơ yêu cầu; đơn vị dịch vụ sẽ hỗ trợ hoàn chỉnh biểu mẫu nếu cần.
Đơn vị dịch vụ rà soát hồ sơ để đảm bảo thông tin chính xác và đầy đủ.
Gửi hồ sơ đến cơ quan chức năng để xử lý.
Chờ cơ quan xem xét (thời gian thông thường 1 – 2 ngày làm việc).
Sau khi hồ sơ được duyệt, đơn vị dịch vụ thông báo cho doanh nghiệp nhận chứng từ.
Đối với dịch vụ thay mặt làm CO, doanh nghiệp áp dụng quy trình tương tự, cung cấp đầy đủ hồ sơ doanh nghiệp và thông tin hàng hóa cho đơn vị ủy quyền.
Tổng kết
Để đảm bảo quá trình cấp Giấy chứng nhận Nguồn gốc CO và FORM E diễn ra thuận lợi và được hưởng các chính sách ưu đãi thuế quan trong thương mại quốc tế, doanh nghiệp cần nắm rõ quy định và quy trình hoạt động, chuẩn bị kỹ lưỡng từ trước. Khi gặp khó khăn trong quá trình làm thủ tục, hãy chủ động trao đổi với cơ quan chức năng hoặc đơn vị dịch vụ để xử lý kịp thời.